เป็นที่ทราบกันดีว่าอัตราการลาออก (หรือ Turnover Rate) ของพนักงานในตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าอยู่ในอัตราที่สูงเมื่อเทียบกับงานอื่นๆ และระยะเวลาในการจัดหาเจ้าหน้าที่ทดแทนก็ใช้ระยะเวลาพอสมควร เพื่อให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างต่อเนื่องและราบรื่น ขอแนะนำ ขั้นตอนที่ฝ่ายบุคลล หรือ หัวหน้างาน (Call Center Supervisor) สามารถนำไปใช้เพื่อลดอัตราการลาออกของพนักงาน
1. คัดเลือกเจ้าหน้าที่ที่เหมาะกับงาน โดยพิจารณาจาก ทักษะการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม ลักษณะนิสัยที่สามารถปรับเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ นอกจากนั้น ก่อนว่าจ้างเข้าทำงาน ผู้สมัครงานควรจะทราบและทำความเข้าใจเกี่ยวกับความคาดหวังที่ถูกต้องของตัวงาน และความรับผิดชอบต่างๆ ด้วย
2. จัดการอบรมพนักงานให้พร้อมก่อนเริ่มให้บริการลูกค้า ในบางครั้ง หากเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าไม่ได้รับการอบรมหรือ ฝึกหัดการสนทนาเพียงพอก่อนเริ่มให้บริการลูกค้า จะทำให้เจ้าหน้าที่เกิดความไม่มั่นใจ และมีความเครียดในการทำงาน ซึ่งอาจส่งผลให้ลาออกจากงานในที่สุด
3. มีการสื่อสารภายในหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากข้อมูลที่ใช้ในการบริการลูกค้ามีการปรับเปลี่ยน และเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา และ อาจจะมี feedback จากลูกค้ามายังหน่วยงานหรือองค์กรผ่านเจ้าหน้าที่บริการลูกค้า การสื่อสาร ภายในหน่วยงานที่ดี รวมถึงพูดคุยกันระหว่างทีมงาน จึงมีส่วนช่วยให้การหมุนเวียนของข้อมูล ข่าวสาร เป็นไปได้อย่างครบถ้วนและทั่วถึง
4. สร้างวัฒนธรรมการสอนงาน (Coaching Culture) ในหน่วยงาน การให้คำแนะนำจากรุ่นพี่ (Senior) หรือ หัวหน้างานไปยังตัวเจ้าหน้าที่โดยตรงจะช่วยพัฒนาการทำงานและคุณภาพการให้บริการของเจ้าหน้าที่ นอกจากนั้น ยังเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมงานอีกด้วย
5. มีการสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่เจ้าหน้าที่ที่มีผลงานดีอย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นแบบอย่างหรือตัวอย่างที่ดีให้กับเจ้าหน้าที่ท่านอื่นๆ ในหน่วยงาน และเป็นกำลังใจให้แก่เจ้าหน้าที่ที่มีผลงานดีเพื่อที่จะทำงานให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
6. ให้โอกาสเจ้าหน้าที่ที่มีผลงานดีได้เลื่อนตำแหน่งงาน ซึ่งการโปรโมทนี้ อาจจะเป็นการเลื่อนตำแหน่งงานในหน่วยงานเดิม หรือ หน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรที่เหมาะสมกับความสามารถของเจ้าหน้าที่
7. จัดให้มีอุปกรณ์ และเครื่องมือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความสะดวก และเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานของเจ้าหน้าที่
8. จัดสถานที่ทำงานให้น่าอยู่ และ มีตารางการทำงานที่สามารถยืดหยุ่นให้กับเจ้าหน้าที่ได้ โดยเจ้าหน้าที่สามารถออกความคิดเห็นและหารือกับหัวหน้างานหรือผู้ที่รับผิดชอบ ได้ตามความเหมาะสมกับลักษณะงาน
หากอัตราการลาออกของเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าลดลง องค์กรของคุณก็จะสามารถรักษาและเพิ่มความพึงพอใจให้แก่การขอรับบริการของลูกค้าของคุณได้โดยไม่ยากนัก